|

Vedtekter kontrollkomiteen

Vedtekter for kontrollkomiteen i BPI

1. Formål

Kontrollkomiteens viktigste oppgave er å utføre uavhengig og objektiv kontroll, revisjon og overvåking av en organisasjons økonomiske forhold, prosesser og vedtekter.
Kontrollkomiteens arbeid er avgjørende for å sikre at organisasjonen opererer på en måte som er i samsvar med lover og regler, og at økonomiske ressurser forvaltes på en ansvarlig måte. Den bidrar også til å opprettholde tillit og troverdighet både internt og eksternt ved å sikre at organisasjonen er transparent og etisk i sin virksomhet.

2. Komitéens sammensetning

Kontrollkomiteen skal bestå av 3 medlemmer som velges av landsmøtet for en periode på 2 år.
Landsmøtet velger leder og medlemmer. Kontrollkomiteen står i perioden fritt til å velge en leder blant sine medlemmer, dersom leder fratrer i perioden.

3. Ansvarsområder

3.1 Komitéens ansvar

Kontrollkomiteens hovedansvarsområder inkluderer, men er ikke begrenset til:

Gjennomføre revisjoner og vurderinger av organisasjonens regnskaper og økonomiske prosesser.
Vurdere om organisasjonen drives i tråd med vedtektene.
Vurdere internkontrollprosedyrer og gi anbefalinger for forbedringer.
Rapportere funn og anbefalinger til organisasjonens overordnede organ og/eller medlemmene på årsmøtet.
Overvåke etterlevelse av gjeldende lover og forskrifter, herunder regler for personvern.

3.2 Lederens ansvar

Lederen for komitéen har følgende ansvar:

Ledelse av komiteens arbeid. Lederen er ansvarlig for å lede kontrollkomiteens arbeid og sikre at det utføres i samsvar med fastsatte mål og tidsfrister.
Representasjon. Lederen skal representere kontrollkomiteen i forhold til organisasjonens ledelse, andre interessenter og i eksterne fora når det er nødvendig.
Agendautforming. Lederen skal hjelpe med å utforme møteagendaer i samarbeid med andre komitemedlemmer og sikre at viktige emner blir dekket.
Kommunikasjon. Lederen skal være en primær kontaktperson for ekstern revisjons- eller tilsynsorganer og skal koordinere kommunikasjonen mellom komitéen og disse organisasjonene.
Overvåking av etterlevelse. Lederen skal bidra til å overvåke organisasjonens etterlevelse av lover, forskrifter og kontrollkomitéens anbefalinger.
Rapportering. Lederen skal bidra til å forberede revisjonsrapporter og rapportering til organisasjonens overordnede organ og/eller generalforsamlingen.

3.3 Medlemmenes ansvar

Hvert medlem av kontrollkomiteen har følgende ansvar:

Deltakelse. Medlemmene skal delta aktivt i kontrollkomiteens møter og aktiviteter.
Revisjonsarbeid. Medlemmene skal bidra til revisjons- og vurderingsoppgaver i henhold til kontrollkomiteens mandat.
Uavhengighet og objektivitet. Medlemmene skal opptre uavhengig og objektivt og ikke la seg påvirke av organisasjonens ledelse eller andre interessenter.
Kritisk vurdering. Medlemmene skal kritisk vurdere organisasjonens økonomiske resultater, internkontrollprosedyrer og etterlevelse av lover og forskrifter.
Anbefalinger. Medlemmene skal bidra til å formulere klare og konkrete anbefalinger basert på revisjonsfunn og observasjoner.
Kommunikasjon. Medlemmene skal aktivt kommunisere med andre komitémedlemmer og delta i diskusjoner for å oppnå konsensus.
Fortrolighet. Medlemmene skal behandle all informasjon og data som de får tilgang til, konfidensielt for å beskytte organisasjonens interesser og integritet.
Opplæring. Medlemmene skal sørge for å holde seg oppdatert om relevante lover og regler og delta i opplæringsaktiviteter for å opprettholde sin kompetanse.
Etisk atferd. Medlemmene skal opptre i samsvar med høye etiske standarder og handle i organisasjonens beste interesse til enhver tid.

4. Informasjonsflyt

Kontrollkomitéen skal ha tilgang til følgende informasjon:

Regnskaper og økonomiske rapporter. Dette inkluderer balanse, resultatregnskap, kontantstrømoppstilling, notater til regnskapet og revisjonsberetninger. Kontrollkomiteen trenger regelmessig tilgang til oppdaterte økonomiske rapporter.
Budsjetter og budsjettoppfølging. Kontrollkomiteen bør motta organisasjonens budsjett for gjeldende og kommende år, samt periodiske rapporter som viser hvordan organisasjonen har fulgt budsjettet.
Internkontrollprosedyrer. Kopier av dokumenterte internkontrollprosedyrer og retningslinjer som organisasjonen følger. Dette kan inkludere prosedyrer for godkjenning av transaksjoner, risikovurderinger og etterlevelse av interne policyer.
Styremøtereferater. Referater fra organisasjonens styremøter, inkludert beslutninger og diskusjoner om økonomiske spørsmål og strategiske mål.
Årsrapporter og årsmøtereferater. Årsrapporter og referater fra generalforsamlingen, spesielt de delene som omhandler økonomisk ytelse og revisjonsrapporter.

Informasjonen gis på følgende måter:

Regelmessig rapportering. BPIs økonomiske rapporter og styredokumenter gjøres tilgjengelig ved at kontrollkomiteens medlemmer settes på kopi ved utsendelse av dokumenter til styremøter og referat.
Egne tilgangsrettigheter. Kontrollkomiteens medlemmer kan tildeles egne tilgangsrettigheter til organisasjonens elektroniske dokumentlagringssystem, slik at de kan hente dokumenter etter behov.
Kontrollkomiteens anmodning. Kontrollkomiteen har anledning til å be om spesifikke dokumenter eller informasjon dersom komitéen anser dette som nødvendig for sitt arbeid.
Møter med organisasjonens ledelse. Kontrollkomiteen kan arrangere møter med organisasjonens ledelse for å diskutere spesifikke saker og få tilgang til nødvendig informasjon.

5. Kontrollkomitéens arbeid

5.1 Møter

Kontrollkomiteen skal møtes minst to ganger per år for å utføre sine oppgaver. Møteplanen skal fastsettes av komiteen selv, og alle medlemmer skal motta tilstrekkelig varsel om møtene.

5.2 Rapportering

Kontrollkomiteen skal rapportere sine funn og anbefalinger skriftlig til organisasjonens overordnede organ og/eller medlemmene på landsmøtet. Rapporten skal være grundig og objektiv og skal inkludere eventuelle avvik og anbefalinger for forbedring.